POLÍTICA DE DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DE RIESGOS LA/FT/FP Y C/ST DE RESORTES HÉRCULES S.A.S.
Código: POLP10023 Versión: V005
- DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO
RESORTES HÉRCULES S.A.S., en adelante ORGANIZACIÓN HÉRCULES, declara su compromiso con la legalidad, la transparencia, la ética empresarial, la integridad y la prevención de conductas ilícitas, mediante la implementación, funcionamiento, monitoreo y mejora continua de su Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Corrupción Local y Soborno Transnacional – Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
El Sistema se adopta de conformidad con el Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, expedida mediante la Circular Externa 100-000020 del 2 de julio de 2026, así como con la Ley 526 de 1999, Ley 1121 de 2006, Ley 1474 de 2011, Ley 1581 de 2012, Ley 1778 de 2016, Ley 2195 de 2022, Decreto 1081 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.
La presente política sustituye y actualiza las referencias efectuadas en versiones anteriores a los programas SAGRILAFT y PTEE, cuyos componentes, controles y procedimientos se integran, bajo la nueva regulación, en el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
El Sistema constituye una regla de conducta de obligatorio cumplimiento para los miembros de Junta Directiva, administradores, representantes legales, trabajadores, accionistas y, en lo que resulte aplicable de acuerdo con la naturaleza de la relación, clientes, proveedores, contratistas, intermediarios, asesores, aliados estratégicos y demás contrapartes o terceros relacionados con ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
La Organización rechaza cualquier negocio, operación, transacción o relación que desconozca la ley, la transparencia, la sana competencia, la integridad empresarial o que pueda facilitar directa o indirectamente actividades asociadas con LA/FT/FP o C/ST.
- GESTIÓN DE LOS RIESGOS LA/FT/FP Y C/ST
ORGANIZACIÓN HÉRCULES administra sus riesgos bajo un Enfoque Basado en Riesgo – EBR, atendiendo a la naturaleza, tamaño, actividades, productos, servicios, canales, jurisdicciones, contrapartes, operaciones, estructura empresarial y demás factores relevantes de su realidad operacional.
En desarrollo de este compromiso, la Organización implementa, entre otras, las siguientes medidas:
- Identificación, evaluación, control y monitoreo periódico de los riesgos de LA/FT/FP y C/ST.
- Diseño y aplicación de controles proporcionales a los riesgos identificados y evaluación de su efectividad.
- Elaboración, actualización y seguimiento de matrices de riesgos que permitan determinar riesgos inherentes, controles, responsables, evidencias y niveles de riesgo residual.
- Implementación de procedimientos de conocimiento y Debida Diligencia de Contrapartes, utilizando documentos, datos, información y fuentes confiables.
- Identificación y adopción de medidas razonables para verificar el Beneficiario Final, así como la estructura de propiedad y control de las contrapartes cuando corresponda.
- Obtención y análisis de información relativa al propósito, naturaleza y características de las relaciones comerciales, contractuales o jurídicas.
- Aplicación de Debida Diligencia Intensificada cuando el nivel de riesgo así lo requiera, particularmente respecto de Personas Expuestas Políticamente – PEP, beneficiarios finales PEP, contrapartes de mayor riesgo, operaciones complejas o inusuales y relaciones con países o jurisdicciones identificadas como de mayor riesgo.
- Validación de origen de fondos, recursos o patrimonio cuando resulte procedente de acuerdo con el nivel de riesgo.
- Consulta y monitoreo de Listas Vinculantes para Colombia, así como de otras listas, antecedentes, fuentes públicas, medios adversos y bases de información utilizadas por la Organización de acuerdo con su metodología de gestión del riesgo.
- Monitoreo continuo de las relaciones comerciales y análisis de operaciones o comportamientos que no sean consistentes con el conocimiento de la contraparte, su actividad, capacidad económica o perfil de riesgo.
- Identificación, análisis, documentación y gestión de señales de alerta, operaciones inusuales, operaciones intentadas y operaciones sospechosas.
- Presentación de los Reportes de Operaciones Sospechosas – ROS y demás reportes que correspondan ante la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, en los términos establecidos por la normativa vigente.
La vinculación o permanencia de una contraparte no constituye un derecho adquirido. ORGANIZACIÓN HÉRCULES podrá solicitar información adicional, implementar controles reforzados, condicionar, abstenerse de iniciar, suspender o terminar una relación cuando el nivel de riesgo resulte incompatible con su apetito de riesgo, sus políticas internas o la legislación aplicable.
- CERO TOLERANCIA FRENTE A LA CORRUPCIÓN Y EL SOBORNO
ORGANIZACIÓN HÉRCULES mantiene una política de cero tolerancia frente a la corrupción, el soborno y el Soborno Transnacional, independientemente de que las conductas sean realizadas directa o indirectamente, por trabajadores, administradores, contratistas, intermediarios, proveedores, clientes, representantes, asesores o terceros que actúen en nombre, representación, beneficio o interés de la Organización.
En consecuencia, está prohibido:
- Prometer, ofrecer, entregar, autorizar, solicitar o aceptar pagos, dádivas, comisiones indebidas, beneficios, favores o cualquier objeto de valor destinado a obtener o conservar una ventaja indebida.
- Realizar pagos de facilitación o efectuar pagos por interpuesta persona para ocultar su verdadero destinatario, finalidad o beneficiario.
- Utilizar contratistas, intermediarios, asesores, agentes, representantes o terceros para realizar conductas que ORGANIZACIÓN HÉRCULES no realizaría directamente.
- Alterar, ocultar, falsificar o suministrar información inexacta dentro de procesos contractuales, comerciales, administrativos o de contratación pública.
- Realizar operaciones sin una finalidad económica o comercial legítima destinadas a ocultar pagos ilícitos, sobornos, comisiones o beneficios indebidos.
La Organización exige que toda remuneración, comisión, honorario, incentivo o pago realizado a empleados, contratistas, intermediarios o terceros corresponda a servicios legítimamente prestados, cuente con soporte suficiente y sea proporcional, verificable y trazable.
- POLÍTICAS ESPECIALES DE INTEGRIDAD EMPRESARIAL
En cumplimiento del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST, ORGANIZACIÓN HÉRCULES adopta y desarrolla políticas, procedimientos y controles específicos, entre otros, respecto de:
Regalos, obsequios y beneficios
La entrega o recepción de regalos, atenciones, entretenimiento, invitaciones u otros beneficios deberá sujetarse a los límites, autorizaciones, registros y controles establecidos por la Organización.
Queda prohibido entregar, ofrecer, solicitar o aceptar cualquier beneficio cuando tenga por objeto influenciar indebidamente una decisión, obtener ventajas comerciales, contractuales o regulatorias, generar obligaciones indebidas o encubrir un acto de corrupción o soborno.
Alimentación, hospitalidad, hospedaje, viajes y gastos relacionados
Los gastos de alimentación, hospedaje, transporte, viajes, hospitalidad y representación deberán tener una finalidad empresarial legítima, encontrarse previamente autorizados cuando corresponda, ser razonables, proporcionales, debidamente soportados y registrados.
Donaciones, patrocinios y contribuciones
Las donaciones, patrocinios o contribuciones deberán sujetarse a los procedimientos de autorización y Debida Diligencia definidos por la Organización, garantizando la identificación del beneficiario, la legitimidad de la finalidad y la trazabilidad del destino de los recursos.
No podrán ser utilizadas como mecanismo para realizar pagos indebidos, obtener ventajas, ocultar beneficiarios o facilitar actividades ilícitas.
Contribuciones políticas
Las contribuciones políticas únicamente podrán efectuarse cuando resulten legalmente permitidas y conforme a los procedimientos, controles y autorizaciones establecidos por la Organización.
Los miembros de la Organización deberán revelar potenciales conflictos de interés que puedan originarse en su participación personal en actividades políticas cuando puedan afectar decisiones corporativas.
Lobby o cabildeo
Toda actividad legítima de lobby, gestión de intereses o relacionamiento con funcionarios y entidades públicas deberá desarrollarse de manera transparente, íntegra, trazable y conforme con la legislación aplicable, quedando prohibido cualquier mecanismo de influencia indebida.
Contratación estatal
El relacionamiento de ORGANIZACIÓN HÉRCULES con entidades públicas, tanto en las etapas precontractual, contractual como poscontractual, se desarrollará bajo principios de transparencia, integridad, legalidad y libre competencia.
Está prohibido ofrecer incentivos indebidos para obtener contratos, falsificar documentos, suministrar información falsa, inexacta o incompleta, manipular procesos de contratación o aceptar solicitudes o pretensiones ilegales provenientes de funcionarios o terceros.
- PREVENCIÓN DEL FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN – FP
ORGANIZACIÓN HÉRCULES mantiene controles orientados a prevenir que sus productos, servicios, operaciones, recursos o relaciones comerciales sean utilizados para financiar la proliferación de armas nucleares, químicas o biológicas, sus sistemas vectores, materiales relacionados o bienes de uso dual.
Para tal efecto, la Organización aplica procesos de Debida Diligencia, consulta de Listas Vinculantes y monitoreo de señales de alerta en sus operaciones nacionales e internacionales, atendiendo las disposiciones aplicables y las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional – GAFI.
- CONFLICTOS DE INTERÉS
Los administradores, trabajadores y demás personas vinculadas deberán actuar priorizando los intereses legítimos de ORGANIZACIÓN HÉRCULES y revelar oportunamente cualquier situación real, potencial o aparente de conflicto de interés que pueda afectar su objetividad o independencia.
Ninguna persona podrá intervenir en una decisión, contratación, negociación, Debida Diligencia, investigación o proceso de aprobación cuando exista un conflicto de interés que pueda comprometer la transparencia del proceso.
- CANALES DE DENUNCIA Y REPORTE
ORGANIZACIÓN HÉRCULES dispone de mecanismos para que trabajadores, administradores, accionistas, contratistas, proveedores, clientes, terceros y cualquier persona puedan reportar posibles conductas relacionadas con:
- Lavado de Activos.
- Financiamiento del Terrorismo.
- Financiamiento de la Proliferación.
- Corrupción.
- Soborno o Soborno Transnacional.
- Fraude.
- Conflictos de interés.
- Incumplimientos al Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
- Incumplimientos al Código de Gobierno, Ética y Conducta.
- Cualquier conducta contraria a la ley o a las políticas de ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
Los reportes podrán efectuarse de manera identificada o anónima, según el canal utilizado.
Canales internos
Correo electrónico: cumplimiento@organizacionhercules.com
Línea Ética Hércules: https://www.organizacionhercules.com/lineaetica/
WhatsApp: +57 310 401 6846
Teléfono: 602 485 6222 Ext. 1210
Dirección: Carrera 7N No. 52N-167, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
La Organización garantizará, dentro de los límites legales, la confidencialidad del denunciante y de la información reportada, así como mecanismos para su adecuada recepción, análisis, investigación, seguimiento y cierre.
- PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE Y PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
ORGANIZACIÓN HÉRCULES prohíbe cualquier forma de represalia contra las personas que, actuando de buena fe, presenten denuncias, reportes, inquietudes o información relacionada con posibles incumplimientos legales, éticos o del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
No se tolerarán amenazas, intimidaciones, discriminación, acoso, afectaciones laborales o contractuales, ni cualquier otra consecuencia adversa derivada exclusivamente de la presentación de un reporte efectuado de buena fe.
- CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS Y TRAZABILIDAD
La información obtenida o generada como consecuencia de los procesos de Debida Diligencia, análisis de contrapartes, investigaciones, señales de alerta, operaciones inusuales, ROS, denuncias y demás actividades relacionadas con el Sistema tendrá carácter reservado y será administrada exclusivamente por las personas autorizadas.
La información únicamente podrá ser revelada a autoridades judiciales o administrativas competentes o en los demás eventos permitidos por la ley.
ORGANIZACIÓN HÉRCULES garantiza que la recolección, tratamiento, almacenamiento, consulta, circulación y conservación de datos personales se realizará de conformidad con la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y demás normas aplicables.
Los procedimientos y decisiones desarrollados bajo el Sistema deberán contar con evidencia suficiente que garantice integridad, oportunidad, confiabilidad, disponibilidad, reserva y trazabilidad documental.
- AUTORIDADES Y CANALES EXTERNOS
ORGANIZACIÓN HÉRCULES reconoce y respeta las competencias de las autoridades colombianas en materia de prevención, detección, supervisión, investigación y sanción de conductas asociadas con LA/FT/FP y C/ST.
En cumplimiento de la normativa vigente, la Organización divulga la existencia de canales externos oficiales para efectuar denuncias o suministrar información, entre ellos:
Superintendencia de Sociedades:
https://www.supersociedades.gov.co/
Canal de denuncias por Soborno Transnacional – Superintendencia de Sociedades:
https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/canal-de-denuncias-por-soborno-transnacional
Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República:
https://www.secretariatransparencia.gov.co/
Portal Anticorrupción de Colombia – PACO:
https://portal.paco.gov.co/index.php?pagina=denuncie
Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF:
https://www.uiaf.gov.co/
La existencia de los canales internos de ORGANIZACIÓN HÉRCULES no limita el derecho ni las obligaciones legales de cualquier persona de acudir directamente a las autoridades competentes.
- RESPONSABILIDAD Y CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO
El cumplimiento de esta política y de los procedimientos que integran el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST es obligatorio.
Los empleados, administradores, contratistas y demás terceros sujetos a estas disposiciones deberán:
- Suministrar información completa, cierta, actualizada y verificable.
- Atender oportunamente los procesos de Debida Diligencia.
- Abstenerse de omitir o eludir controles.
- Reportar señales de alerta o irregularidades.
- Conservar la confidencialidad de la información.
- Cooperar con las investigaciones internas y requerimientos de las autoridades.
- Cumplir las políticas, procedimientos y controles adoptados por la Organización.
El incumplimiento podrá generar, conforme con la naturaleza de la relación y respetando el debido proceso, medidas disciplinarias, contractuales, comerciales, administrativas, civiles o penales, incluyendo la no vinculación, suspensión o terminación de relaciones contractuales y el reporte a las autoridades competentes cuando corresponda.
- COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
La Junta Directiva y la Alta Dirección de ORGANIZACIÓN HÉRCULES manifiestan expresamente su compromiso con la puesta en marcha, efectividad y mejora continua del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
La Organización proporcionará, conforme con su estructura y nivel de exposición, los recursos humanos, técnicos, tecnológicos, físicos y financieros razonablemente necesarios para su funcionamiento y garantizará la autonomía e independencia del Oficial de Cumplimiento en el desarrollo de sus funciones.
La cultura de cumplimiento constituye una responsabilidad compartida y deberá reflejarse en las decisiones, actuaciones y relaciones de todos los integrantes y grupos de interés de ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
- VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN
La presente política será revisada y actualizada cuando se presenten cambios normativos, modificaciones significativas en los riesgos, procesos, actividades, productos, jurisdicciones, contrapartes o estructura de ORGANIZACIÓN HÉRCULES y, en todo caso, conforme con la periodicidad establecida en la normativa vigente.
La política y sus actualizaciones serán presentadas conjuntamente por el Representante Legal y el Oficial de Cumplimiento para aprobación de la Junta Directiva, dejando la correspondiente trazabilidad en acta.
La presente POLP10023 V005 entrará en vigor a partir de su aprobación y sustituirá integralmente la versión anterior POLP10023 V004.
ORGANIZACIÓN HÉRCULES
VERSION INGLES:
COMPLIANCE DECLARATION POLICY FOR THE SELF-CONTROL AND RISK MANAGEMENT SYSTEM FOR ML/TF/PF AND C/TB OF RESORTES HÉRCULES S.A.S.
Code: POLP10023 Version: V005
- COMPLIANCE DECLARATION
RESORTES HÉRCULES S.A.S., hereinafter referred to as ORGANIZACIÓN HÉRCULES, declares its commitment to legality, transparency, business ethics, integrity, and the prevention of unlawful conduct through the implementation, operation, monitoring, and continuous improvement of its Self-Control and Risk Management System for Money Laundering, Terrorist Financing, Proliferation Financing, Local Corruption, and Transnational Bribery – ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System.
The System is adopted in accordance with Chapter IX of the Basic Legal Circular (Circular Básica Jurídica) issued by the Superintendence of Companies of Colombia (Superintendencia de Sociedades) through External Circular 100-000020 dated July 2, 2026, as well as Law 526 of 1999, Law 1121 of 2006, Law 1474 of 2011, Law 1581 of 2012, Law 1778 of 2016, Law 2195 of 2022, Decree 1081 of 2015, and any other regulations that amend, supplement, replace, or regulate them.
This Policy replaces and updates the references made in previous versions to the SAGRILAFT and PTEE programs, whose components, controls, and procedures are integrated, under the new regulatory framework, into the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System.
The System constitutes a mandatory rule of conduct for members of the Board of Directors, administrators, legal representatives, employees, shareholders and, where applicable according to the nature of the relationship, customers, suppliers, contractors, intermediaries, advisors, strategic partners, and all other counterparties or third parties related to ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
The Organization rejects any business, operation, transaction, or relationship that disregards the law, transparency, fair competition, business integrity, or that could directly or indirectly facilitate activities associated with ML/TF/PF or C/TB.
- MANAGEMENT OF ML/TF/PF AND C/TB RISKS
ORGANIZACIÓN HÉRCULES manages its risks under a Risk-Based Approach – RBA, taking into account the nature, size, activities, products, services, channels, jurisdictions, counterparties, operations, corporate structure, and other relevant factors associated with its operational reality.
In furtherance of this commitment, the Organization implements, among others, the following measures:
- Identification, assessment, control, and periodic monitoring of ML/TF/PF and C/TB risks.
- Design and implementation of controls proportionate to identified risks and assessment of their effectiveness.
- Preparation, updating, and monitoring of risk matrices to determine inherent risks, controls, responsible parties, evidence, and residual risk levels.
- Implementation of Counterparty Identification and Due Diligence procedures, using reliable documents, data, information, and sources.
- Identification and implementation of reasonable measures to verify the Ultimate Beneficial Owner (UBO), as well as the ownership and control structure of counterparties, where applicable.
- Collection and analysis of information regarding the purpose, nature, and characteristics of commercial, contractual, or legal relationships.
- Application of Enhanced Due Diligence whenever required by the level of risk, particularly with respect to Politically Exposed Persons – PEPs, PEP ultimate beneficial owners, higher-risk counterparties, complex or unusual transactions, and relationships involving countries or jurisdictions identified as higher risk.
- Verification of the source of funds, resources, or wealth whenever appropriate based on the applicable risk level.
- Screening and monitoring against Sanctions and Binding Lists applicable in Colombia, as well as other lists, records, public sources, adverse media, and information databases used by the Organization in accordance with its risk management methodology.
- Ongoing monitoring of business relationships and analysis of transactions or conduct that are inconsistent with the Organization’s knowledge of the counterparty, its business activity, financial capacity, or risk profile.
- Identification, analysis, documentation, and management of red flags, unusual transactions, attempted transactions, and suspicious transactions.
- Submission of Suspicious Transaction Reports – STRs (ROS) and any other applicable reports to the Financial Information and Analysis Unit – UIAF, in accordance with applicable regulations.
The onboarding or continued relationship with a counterparty does not constitute an acquired right. ORGANIZACIÓN HÉRCULES may request additional information, implement enhanced controls, impose conditions, refrain from commencing, suspend, or terminate a relationship when the applicable risk level is incompatible with its risk appetite, internal policies, or applicable legislation.
- ZERO TOLERANCE FOR CORRUPTION AND BRIBERY
ORGANIZACIÓN HÉRCULES maintains a zero-tolerance policy toward corruption, bribery, and Transnational Bribery, regardless of whether such conduct is carried out directly or indirectly by employees, administrators, contractors, intermediaries, suppliers, customers, representatives, advisors, or third parties acting in the name, on behalf, for the benefit, or in the interest of the Organization.
Accordingly, the following conduct is prohibited:
- Promising, offering, providing, authorizing, requesting, or accepting payments, gifts, improper commissions, benefits, favors, or anything of value intended to obtain or retain an undue advantage.
- Making facilitation payments or using intermediaries to conceal the true recipient, purpose, or beneficiary of a payment.
- Using contractors, intermediaries, advisors, agents, representatives, or third parties to engage in conduct that ORGANIZACIÓN HÉRCULES would not carry out directly.
- Altering, concealing, falsifying, or providing inaccurate information in contractual, commercial, administrative, or public procurement processes.
- Carrying out transactions without a legitimate economic or commercial purpose designed to conceal unlawful payments, bribes, commissions, or improper benefits.
The Organization requires all remuneration, commissions, fees, incentives, or payments made to employees, contractors, intermediaries, or third parties to correspond to legitimately rendered services, be adequately supported, and be proportionate, verifiable, and traceable.
- SPECIAL BUSINESS INTEGRITY POLICIES
In compliance with the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System, ORGANIZACIÓN HÉRCULES adopts and implements specific policies, procedures, and controls, including those relating to
Gifts, Presents, and Benefits
The giving or receiving of gifts, courtesies, entertainment, invitations, or other benefits shall be subject to the limits, approvals, records, and controls established by the Organization.
It is prohibited to give, offer, request, or accept any benefit intended to improperly influence a decision, obtain commercial, contractual, or regulatory advantages, create improper obligations, or conceal an act of corruption or bribery.
Meals, Hospitality, Accommodation, Travel, and Related Expenses
Expenses for meals, accommodation, transportation, travel, hospitality, and representation must have a legitimate business purpose, be previously authorized where applicable, and be reasonable, proportionate, duly supported, and recorded.
Donations, Sponsorships, and Contributions
Donations, sponsorships, or contributions shall be subject to the authorization and Due Diligence procedures established by the Organization, ensuring the identification of the beneficiary, the legitimacy of the purpose, and the traceability of the destination of the funds.
They may not be used as mechanisms to make improper payments, obtain advantages, conceal beneficiaries, or facilitate unlawful activities.
Political Contributions
Political contributions may only be made when legally permitted and in accordance with the procedures, controls, and authorizations established by the Organization.
Members of the Organization must disclose any potential conflicts of interest arising from their personal involvement in political activities when such involvement may affect corporate decisions.
Lobbying
Any legitimate lobbying, advocacy, interest representation, or interaction with public officials and government entities must be conducted transparently, ethically, traceably, and in accordance with applicable legislation. Any form of improper influence is prohibited.
Public Procurement
ORGANIZACIÓN HÉRCULES’ dealings with government entities during pre-contractual, contractual, and post-contractual stages shall be conducted in accordance with the principles of transparency, integrity, legality, and fair competition.
It is prohibited to offer improper incentives to obtain contracts, falsify documents, provide false, inaccurate, or incomplete information, manipulate procurement processes, or accept unlawful requests or demands from public officials or third parties.
- PREVENTION OF PROLIFERATION FINANCING – PF
ORGANIZACIÓN HÉRCULES maintains controls designed to prevent its products, services, operations, resources, or business relationships from being used to finance the proliferation of nuclear, chemical, or biological weapons, their delivery systems, related materials, or dual-use goods.
For this purpose, the Organization applies Due Diligence processes, screening against Binding Lists, and monitoring of red flags in its domestic and international operations, in accordance with applicable provisions and the recommendations of the Financial Action Task Force – FATF.
- CONFLICTS OF INTEREST
Administrators, employees, and other related persons must act by prioritizing the legitimate interests of ORGANIZACIÓN HÉRCULES and must promptly disclose any actual, potential, or apparent conflict of interest that could affect their objectivity or independence.
No person may participate in a decision, contracting process, negotiation, Due Diligence process, investigation, or approval process when a conflict of interest exists that could compromise the transparency of the process.
- REPORTING AND WHISTLEBLOWING CHANNELS
ORGANIZACIÓN HÉRCULES provides mechanisms through which employees, administrators, shareholders, contractors, suppliers, customers, third parties, and any other person may report potential conduct related to:
- Money Laundering.
- Terrorist Financing.
- Proliferation Financing.
- Corruption.
- Bribery or Transnational Bribery.
- Fraud.
- Conflicts of interest.
- Breaches of the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System.
- Breaches of the Corporate Governance, Ethics and Conduct Code.
- Any conduct contrary to the law or the policies of ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
Reports may be submitted on an identified or anonymous basis, depending on the channel used.
Internal Channels
Email: cumplimiento@organizacionhercules.com
Hércules Ethics Line:
https://www.organizacionhercules.com/lineaetica/
WhatsApp: +57 310 401 6846
Telephone: +57 602 485 6222 Ext. 1210
Address: Carrera 7N No. 52N-167, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Within legal limits, the Organization shall guarantee the confidentiality of the whistleblower and the reported information, as well as mechanisms for the appropriate receipt, analysis, investigation, monitoring, and closure of reports.
- WHISTLEBLOWER PROTECTION AND PROHIBITION OF RETALIATION
ORGANIZACIÓN HÉRCULES prohibits any form of retaliation against persons who, acting in good faith, submit complaints, reports, concerns, or information related to potential legal or ethical violations or breaches of the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System.
Threats, intimidation, discrimination, harassment, adverse employment or contractual actions, or any other adverse consequence arising solely from a good-faith report will not be tolerated.
- CONFIDENTIALITY, DATA PROTECTION, AND TRACEABILITY
Information obtained or generated as a result of Due Diligence processes, counterparty assessments, investigations, red flags, unusual transactions, STRs, complaints, and other activities related to the System shall be treated as confidential and shall be managed exclusively by authorized personnel.
Such information may only be disclosed to competent judicial or administrative authorities or in other circumstances permitted by law.
ORGANIZACIÓN HÉRCULES guarantees that the collection, processing, storage, consultation, circulation, and retention of personal data shall be carried out in accordance with Law 1581 of 2012, Law 1266 of 2008, and other applicable regulations.
Procedures and decisions implemented under the System shall be supported by sufficient evidence to ensure integrity, timeliness, reliability, availability, confidentiality, and documentary traceability.
- AUTHORITIES AND EXTERNAL REPORTING CHANNELS
ORGANIZACIÓN HÉRCULES recognizes and respects the jurisdiction and authority of Colombian government bodies responsible for the prevention, detection, supervision, investigation, and sanctioning of conduct associated with ML/TF/PF and C/TB.
In accordance with applicable regulations, the Organization discloses the existence of official external channels for submitting complaints or providing information, including:
Superintendence of Companies – Superintendencia de Sociedades:
https://www.supersociedades.gov.co/
Transnational Bribery Reporting Channel – Superintendence of Companies:
https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/canal-de-denuncias-por-soborno-transnacional
Secretariat for Transparency of the Presidency of the Republic:
https://www.secretariatransparencia.gov.co/
Colombian Anti-Corruption Portal – PACO:
https://portal.paco.gov.co/index.php?pagina=denuncie
Financial Information and Analysis Unit – UIAF:
https://www.uiaf.gov.co/
The existence of ORGANIZACIÓN HÉRCULES’ internal reporting channels does not restrict any person’s right or legal obligation to report directly to the competent authorities.
- RESPONSIBILITY AND CONSEQUENCES OF NON-COMPLIANCE
Compliance with this Policy and with the procedures that form part of the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System is mandatory.
Employees, administrators, contractors, and other third parties subject to these provisions shall:
- Provide complete, truthful, updated, and verifiable information.
- Promptly comply with Due Diligence processes.
- Refrain from omitting or circumventing controls.
- Report red flags or irregularities.
- Maintain the confidentiality of information.
- Cooperate with internal investigations and requests from competent authorities.
- Comply with the policies, procedures, and controls adopted by the Organization.
Non-compliance may result, depending on the nature of the relationship and subject to due process, in disciplinary, contractual, commercial, administrative, civil, or criminal measures, including refusal to establish a relationship, suspension or termination of contractual relationships, and reporting to competent authorities where applicable.
- SENIOR MANAGEMENT COMMITMENT
The Board of Directors and Senior Management of ORGANIZACIÓN HÉRCULES expressly declare their commitment to the implementation, effectiveness, and continuous improvement of the ML/TF/PF and C/TB Self-Control and Risk Management System.
In accordance with its structure and level of exposure, the Organization shall provide the human, technical, technological, physical, and financial resources reasonably necessary for the proper operation of the System and shall ensure the autonomy and independence of the Compliance Officer in the performance of their duties.
A culture of compliance is a shared responsibility and must be reflected in the decisions, actions, and relationships of all members and stakeholders of ORGANIZACIÓN HÉRCULES.
- EFFECTIVE DATE, UPDATES, AND APPROVAL
This Policy shall be reviewed and updated whenever regulatory changes occur or significant changes arise in the risks, processes, activities, products, jurisdictions, counterparties, or corporate structure of ORGANIZACIÓN HÉRCULES and, in all cases, in accordance with the frequency established by applicable regulations.
The Policy and any subsequent updates shall be jointly submitted by the Legal Representative and the Compliance Officer for approval by the Board of Directors, with the corresponding approval and traceability recorded in the relevant Board meeting minutes.
ORGANIZACIÓN HÉRCULES